Dans le paysage administratif français, la gestion des données sociales et fiscales représente un enjeu majeur pour les entreprises. Parmi les différents dispositifs existants, la déclaration sociale nominative (DSN) tient une place importante. Mais quelle est son utilité, et surtout, est-il nécessaire de la remplir ? Nous vous aidons à y voir plus clair.
La plupart des déclarations sociales se sont vu simplifier par la déclaration sociale nominative (DSN). Depuis le 1er janvier 2017, elle est obligatoire pour tous les employeurs du secteur privé pour le régime général et le régime agricole de sécurité sociale. Si une entreprise ne se conforme pas à cette obligation de déclaration, elle s’expose à des sanctions. Malgré cette obligation, certains employeurs ne sont pas enregistrés auprès de la DSN. En fonction de votre situation et des informations dont vous disposez, vous avez plusieurs possibilités pour vous soumettre à la DSN. Si vous souhaitez confier votre paie à un tiers (auditeur). Nous vous recommandons de les contacter et de mettre en place un transfert DSN, ou, si vous disposez déjà d’un logiciel de paie compatible DSN, de contacter votre éditeur.
Qu’est-ce que la DSN ?
La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif instauré par la loi de simplification du droit et de l’allègement des démarches administratives. Elle vise à simplifier et harmoniser les formalités déclaratives des entreprises auprès des organismes sociaux (Mutuelles, URSSAF, CARSAT…). La DSN remplace ainsi plusieurs autres déclarations, et permet aux entreprises d’effectuer leurs démarches en un seul envoi via un fichier unique standardisé.
Objectifs de la DSN :
- Simplifier et fluidifier la transmission des données sociales aux organismes compétents,
- Faciliter la vie des entreprises en réduisant le nombre de déclarations et de pièces justificatives à fournir,
- Améliorer l’efficacité et la qualité des contrôles effectués par les différentes administrations concernées.
Ainsi, la DSN est désormais incontournable pour toutes les entreprises françaises et concerne l’ensemble des salariés, à quelques exceptions près.
Est-il obligatoire de remplir une DSN ?
Depuis le 1er janvier 2019, la DSN est obligatoire pour toutes les entreprises françaises, quel que soit leur effectif ou la nature de leurs activités. Il existe toutefois quelques exceptions à cette règle :
- Les particuliers employeurs (emploi d’une personne à domicile, par exemple) ne sont pas concernés par la DSN. Ils doivent continuer à utiliser le dispositif CESU (Chèque emploi service universel) ou PAJEMPLOI.
- Les entreprises étrangères qui emploient du personnel en France peuvent être dispensées de DSN sous certaines conditions.
- Enfin, certaines situations spécifiques telles que les contrats courts ou les stagiaires peuvent se voir appliquer des régimes dérogatoires dans la mise en œuvre de leur DSN.
Mis à part ces cas particuliers, toutes les entreprises doivent donc remplir une DSN en respectant les échéances prévues par la loi (généralement, les cotisations sociales sont dues au titre du mois précédent).
Sanctions en cas de manquement à l’obligation de DSN
Le non-respect de l’obligation de DSN expose l’entreprise à des sanctions financières. En effet, depuis le 1er janvier 2020, une pénalité de 7,50 € par salarié et par mois de retard est appliquée. De plus, en cas de manquement persistant à cette obligation, l’entreprise risque une majoration de ses cotisations sociales.
Comment remplir et déposer une DSN ?
Pour faciliter la mise en œuvre de la DSN, les entreprises peuvent s’appuyer sur des solutions logicielles adaptées aux contraintes réglementaires. Ces outils sont généralement intégrés au sein des logiciels de paie, et permettent d’automatiser la création, la validation et l’envoi du fichier DSN à partir des données de paie saisies.
Étapes clés pour réaliser une DSN :
- Réaliser le traitement de la paie,
- Générer le fichier DSN à partir du logiciel de paie,
- Vérifier et valider les informations contenues dans le fichier DSN,
- Envoyer le fichier DSN via le portail dédié.
Une fois ces étapes réalisées, l’entreprise recevra un accusé de réception mentionnant l’état de prise en charge de sa DSN par les organismes concernés.
En résumé : doit-on remplir une DSN ?
La DSN est aujourd’hui incontournable pour la majorité des entreprises françaises. Elle leur permet de simplifier leurs démarches administratives et de garantir la bonne transmission de leurs données sociales aux organismes compétents. Ainsi, hormis quelques exceptions précises, il est bel et bien obligatoire de remplir une DSN, sous peine de s’exposer à des sanctions financières.