La déclaration sociale nominative (DSN) et la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) sont des documents importants pour les employeurs en matière de gestion administrative. Alors que le passage à la DSN a été progressif ces dernières années, il est normal de se demander si cette dernière s’est substituée à la DPAE ou si les deux ont toujours une utilité propre. Dans cet article, nous allons aborder les caractéristiques de ces deux déclarations et expliquer leur complémentarité.
Ce qu’il faut savoir sur la DSN
Tout d’abord, rappelons ce qu’est la déclaration sociale nominative. Elle vise à simplifier les démarches administratives pour les entreprises en regroupant plusieurs documents en un seul envoi. La transmission des informations se fait essentiellement par voie électronique, ce qui facilite énormément le travail au quotidien pour les structures concernées.
Les avantages de la DSN
Avec la DSN, les entreprises profitent d’une plus grande flexibilité et précision dans le traitement de leurs données sociales. Des gains significatifs en termes de temps et d’économies sont également réalisés grâce à l’allègement des procédures administratives liées aux différentes étapes de la vie professionnelle des salariés. Parmi les bénéfices de la DSN, on peut citer :
- la simplification des démarches administratives
- la dématérialisation de la transmission des données
- l’amélioration du suivi et du pilotage des données sociales
- la réduction des coûts pour l’entreprise
Le rôle de la DPAE dans le processus d’embauche
La déclaration préalable à l’embauche, quant à elle, est un document spécifique adressé par l’employeur aux différents organismes sociaux avant le recrutement, afin de signaler qu’un nouveau travailleur viendra intégrer leur entreprise. Cette démarche permet notamment :
- d’informer la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) pour une prise en charge santé dès le début du contrat
- de constituer un dossier pour l’affiliation à la retraite complémentaire pour les employés non-cadres
- d’avertir l’organisme collecteur des cotisations patronales et salariales (Urssaf)
Les points clés de la DPAE
Il convient de notifier la réalisation d’une DPAE », 48 heures ouvrables » avant le début effectif du contrat de travail.
Ensuite, la déclaration doit être réalisée auprès de l’Urssaf compétente selon le lieu d’établissement principal de votre entreprise. La DPAE est soumise à certaines données obligatoires, telles que :
- l’identité de l’employeur
- l’adresse de l’établissement principal
- la nature de l’embauche
- les informations sur le nouvel employé
La DSN remplace-t-elle la DPAE ? La réponse à cette question réside dans leur complémentarité
Avec ces éléments en main, il est plus facile de comprendre le rapport entre la DSN et la DPAE. En effet, si leur objectif commun est d’améliorer la gestion administrative des entreprises en matière de données sociales, elles ne peuvent être considérées comme interchangeables. Elles représentent plutôt deux étapes »clefs » différentes dans le processus de gestion du personnel :
- La DPAE assure une prise en charge dès le début du contrat de travail, en prévenant les différents organismes concernés.
- La DSN permet quant à elle d’assurer un traitement automatisé et dématérialisé de diverses déclarations sociales lors des moments importants de la vie professionnelle : départ à la retraite, arrêt maladie, congés payés etc.
En résumé, bien que la DSN simplifie massivement les démarches administratives pour les employeurs, elle n’a pas remplacé la DPAE. Ces deux documents ont plutôt évolué pour coexister et faciliter au maximum la tâche des entreprises dans leurs obligations. Ainsi, la DPAE doit toujours être effectuée lors de chaque nouvelle embauche, tandis que la DSN vient rationaliser et alléger le suivi général des données sociales.