La déclaration sociale nominative (DSN) est un dispositif visant à simplifier et dématérialiser les démarches administratives des entreprises en matière de cotisations sociales. En effet, cette nouveauté représente une révolution pour les employeurs qui constatent une facilité accrue dans la gestion de leurs données. Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est la DSN ainsi que les principaux avantages qu’elle présente pour votre entreprise.
Pourquoi la déclaration sociale nominative existe-t-elle ?
La DSN a été créée par la loi Warsmann du 22 mars 2012 dans le but de simplifier les processus déclaratifs des employeurs. Auparavant, ces derniers devaient effectuer plusieurs déclarations distinctes auprès de différents organismes concernant les informations relatives à leurs salariés. Grâce à la mise en place de la DSN, toutes ces déclarations sont désormais regroupées en une seule, simplifiant grandement la gestion administrative des entreprises.
Quels sont les types d’informations transmises via la DSN ?
La déclaration sociale nominative comporte trois volets principaux :
- Les informations contractuelles : Il s’agit des données liées au contrat de travail du salarié (date d’embauche, durée hebdomadaire de travail, rémunération, etc.).
- Les informations sociales : Ces éléments concernent les aspects sociaux de la relation entre l’employeur et le salarié (arrêt maladie, congé maternité, accident du travail, etc.).
- Les cotisations sociales : Il s’agit des sommes versées par l’employeur et le salarié aux différents régimes de protection sociale obligatoires.
Ces informations sont transmises mensuellement et automatiquement à partir des données de paie, afin d’assurer une gestion simplifiée et dématérialisée des obligations déclaratives liées aux cotisations sociales pour les employeurs.
Quels avantages présente la DSN pour les entreprises ?
La mise en place de la déclaration sociale nominative a engendré plusieurs bénéfices non négligeables pour les employeurs :
- Un gain de temps : En regroupant toutes les déclarations nécessaires en une seule, la DSN permet de réduire considérablement le temps consacré aux déclarations sociales. Ainsi, les entreprises peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier.
- Une fiabilité accrue des données : La transmission automatisée des informations permet de limiter les erreurs humaines liées au remplissage manuel des déclarations. Cela garantit ainsi une meilleure qualité des données transmises.
- Des économies réalisées : En limitant les ressources humaines et matérielles nécessaire à la gestion des déclarations sociales, la DSN participe à la réduction des coûts administratifs pour les entreprises.
- Une meilleure conformité légale : En facilitant la transmission des informations, la DSN permet de s’assurer que l’entreprise respecte bien ses obligations déclaratives et cotisations sociales.
La DSN simplifie la gestion administrative pour tous les acteurs
Les avantages liés à la mise en place de la déclaration sociale nominative ne concernent pas uniquement les entreprises. En effet, cette dématérialisation simplifie également les démarches pour les organismes sociaux chargés de traiter ces données (URSSAF, caisses de retraite, etc.). Ces derniers constatent une réduction significative du nombre d’erreurs dans les déclarations et peuvent ainsi améliorer la qualité du service rendu aux employeurs et aux salariés. De plus, la standardisation des informations facilitant leur traitement, cela se traduit souvent par un raccourcissement des délais de traitement des demandes et autres procédures administratives.
Comment mettre en place la DSN au sein de votre entreprise ?
Pour bénéficier des atouts qu’apporte la déclaration sociale nominative, il est nécessaire de prendre certaines mesures afin de mettre en place ce dispositif au sein de son entreprise :
- Se former à la DSN : Avant tout, il est essentiel de connaître les bases de la DSN et de comprendre ses enjeux. Il est possible de suivre des formations en ligne ou via des organismes spécialisés pour maîtriser le dispositif et appréhender ses incidences sur la gestion administrative de l’entreprise.
- Préparer vos données : Afin de transmettre des informations fiables et à jour, il est nécessaire de bien préparer les données de l’entreprise en amont. Cela implique notamment de vérifier l’exactitude des informations relative à chaque salarié, de mettre à jour votre logiciel de paie pour le rendre compatible avec la DSN et de vous familiariser avec les codes et libellés utilisés dans les déclarations sociales nominatives.
- S’inscrire auprès d’un organisme compétent : Pour débuter la transmission des données via la DSN, il convient de s’inscrire auprès d’un organisme agréé (transmission Internet dédiée ou prestataire tiers). Cette étape permettra de tester le processus de transmission afin de garantir une compatibilité et un fonctionnement optimal avec le système du destinataire.
La mise en place de la déclaration sociale nominative peut représenter un changement important pour les employeurs et leur gestion administrative quotidienne. Toutefois, les avantages induits par ce dispositif vont sans aucun doute profiter aux entreprises qui sauront s’adapter et adopter cette nouvelle procédure.