La déclaration sociale nominative (DSN) est une démarche obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Elle permet de transmettre, de manière dématérialisée et mensuelle, les éléments relatifs à la rémunération des salariés aux organismes sociaux. Dans cet article, nous vous guidons pas à pas dans la réalisation et l’envoi de votre déclaration DSN.
La délation sociale nominative (DNS) est un impératif pour toute société qui veut être en règle. C’est un moyen de transmission des informations de l’employeur pour procéder à la déclaration et aux payements de ses cotisations. Cette déclaration est unique et se fait mensuellement et nécessite la transmission de deux informations. La première concerne les informations liées à la paie dans son sens large.
La seconde information concerne les signalements d’évènements en rapport avec l’Assurance maladie, mais aussi Pôle emploi. Si vous vous demandez comment envoyer votre DNS, c’est assez simple. Votre déclaration DNS peut être faite par internet. Il vous suffit de vous rendre sur le site net-entreprise.fr.
Comprendre la déclaration DSN
Avant de vous lancer dans la procédure de réalisation et d’envoi de la déclaration DSN, il est essentiel de bien comprendre son fonctionnement et ses enjeux. La DSN est une déclaration qui regroupe plusieurs formalités administratives dont l’objectif principal est de simplifier et d’alléger les démarches pour les employeurs. Elle sert notamment à :
- Déclarer les accidents du travail et les maladies professionnelles
- Calculer les cotisations sociales des salariés
- Signaler les mouvements de main-d’œuvre (embauches, fins de contrat, etc.)
- Payer les contributions liées à la formation professionnelle
La DSN utilise le langage informatique norme néo-decla, ce qui facilite son traitement par les différents organismes concernés.
Pré-requis pour effectuer la déclaration DSN
Pour pouvoir réaliser votre déclaration DSN, vous devez au préalable remplir certaines conditions :
- Être inscrit auprès des organismes concernés (Urssaf, caisses de retraite et de prévoyance, etc.)
- Avoir un logiciel de paie compatible DSN et à jour
- Disposer d’un compte sur le portail net-entreprises.fr pour l’envoi de votre déclaration
Étape 1 : La préparation de la déclaration DSN
La première étape pour réaliser votre déclaration est de rassembler toutes les informations nécessaires. Dans votre logiciel de paie, vérifiez que toutes les données relatives aux salariés sont correctement renseignées :
- Situation familiale
- Date de naissance
- Numéro de sécurité sociale
- Rémunération brute et nette
- Dates de début et fin de contrat si besoin
Pensez également à intégrer les éléments variables qui peuvent impacter les cotisations sociales, tels que les heures supplémentaires, les primes ou les indemnités.
Étape 2 : L’édition du fichier DSN depuis le logiciel de paie
Une fois vos données vérifiées et actualisées, vous pouvez alors éditer le fichier DSN destiné à être envoyé aux organismes sociaux. Selon le type de logiciel utilisé, cette procédure peut varier, mais généralement se trouve dans la partie « État » de votre logiciel de paie.
Suivi du contrôle des données
Les logiciels de paie intègrent généralement un système d’auto-contrôle qui permet de détecter les erreurs et anomalies dans vos données. Attelez-vous à corriger ces erreurs avant d’aller plus loin dans la procédure, pour éviter tout incident lors du traitement de votre déclaration.
Étape 3 : L’envoi de la DSN sur le portail net-entreprises.fr
Une fois que votre fichier DSN est prêt et vérifié, vous devez l’envoyer via le portail net-entreprises.fr en respectant les échéances imposées par les organismes sociaux :
- Le 5 ou le 15 du mois suivant celui concerné par la période de paie pour les entreprises de moins de 50 salariés
- Le 5 du mois suivant pour les entreprises de plus de 50 salariés
- Dans les 24 heures pour signaler un accident du travail ou une maladie professionnelle
Procédure d’envoi
- Connectez-vous à votre compte net-entreprises.fr avec vos identifiants habituels
- Cliquez sur « Dépôt de fichiers DSN »
- Séléctionnez et importez votre fichier DSN depuis votre ordinateur
- Vérifiez les informations préremplies dans les champs correspondants et complétez si besoin
- Cliquez sur « Valider » pour soumettre votre déclaration
En cas d’erreur détectée par le portail, vous recevrez un message d’alerte, et devrez corriger les problèmes avant de pouvoir valider et envoyer la DSN.
Suivi et vérification de la prise en compte de la DSN
Après l’envoi de votre déclaration, vous devez vous assurer qu’elle a bien été prise en compte par les organismes destinataires. Vous recevrez normalement un accusé de réception, ainsi que des comptes-rendus métiers qui indiquent si votre déclaration est conforme ou si elle nécessite des modifications.
Vérification des cotisations et contributions
Pour vous assurer que vos cotisations et contributions ont bien été calculées et prélevées à partir de votre déclaration DSN, consultez régulièrement votre compte sur net-entreprises.fr et prenez connaissance des documents émis par les organismes sociaux.